Mit dem Mindestlohn kam auch die Dokumentationspflicht der Arbeitszeiten. Diese gilt für alle Betriebe in sofortmeldepflichtigen Branchen, die in §2a SchwarzArbG gelistet sind. Für Minijobber müssen die Arbeitszeiten grundsätzlich erfasst werden, unabhängig von der Branche.

Erfasst werden müssen mindestens wöchentlich Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit (abzüglich Pausen). Diese Aufzeichnungen müssen wenigstens zwei Jahre aufbewahrt und auf Verlangen der Behörden vorgezeigt werden.

Bei webbasierten Zeiterfassungssystemen beziehungsweise Zeitwirtschaftssystemen können die Zeiten über ein Web-Interface von unterschiedlichen Standorten erfasst und eingesehen werden. Über einen VPN-Anschluss ist der dezentrale Zugriff auf die Daten auch bei lokalen Zeiterfassungssystemen möglich.

Webbasierte Zeiterfassungssysteme sind sehr flexibel einsetzbar, verursachen nur geringe Betriebskosten, ermöglichen den Zugriff von unterschiedlichen Standorten und können schnell in Betrieb genommen werden.

Lokal installierte Zeiterfassungssysteme haben den vermeintlichen Vorteil, dass die Daten im eigenem Hause gespeichert werden. Jedoch genügen heute auch webbasierte Lösungen schon hohen Sicherheitsstandards.

Bei Zeiterfassungssystemen beziehungsweise Zeitwirtschaftssystemen mit RFID-Chip bekommt jeder Mitarbeiter einen persönlichen RFID-Transponder in Form eines Schlüsselanhängers oder einer Karte ausgehändigt. Zur Zeiterfassung wird der Chip zu Beginn und zum Ende der Arbeit einfach vor das Lesegerät gehalten.

Bei biometrischen Zeiterfassungssystemen handelt es sich meist um Fingerabdruckscanner. Vor der Nutzung wird der Fingerabdruck jedes Mitarbeiters erfasst und gespeichert. Zur Zeiterfassung scannt der Mitarbeiter seinen Finger zu Beginn und zum Ende der Arbeit.

Zeiterfassungssysteme ermöglichen gleichzeitig die Zeiterfassung und regeln auch die Zutrittskontrolle zu einem Gebäude oder zu sensiblen Unternehmensbereichen, sofern ein entsprechendes Softwaremodul vorhanden ist.

Bei computergestützten Zeiterfassungssystemen können benutzerdefinierte Arbeitszeitmodelle hinterlegt und Arbeitszeiten damit flexibel erfasst werden.

Moderne Zeiterfassungssysteme, beziehungsweise Zeitwirtschaftssysteme, enthalten i.d.R. Module für mobile Datenerfassung (Smartphone) oder Workflowfunktionen. Neben einer systematischen Erfassung und Auswertung der Arbeitszeit wird hierdurch die Arbeitseffizienz verbessert.

Flexible Arbeitszeitmodelle wie Jahreszeitarbeit ermöglichen das schnelle Reagieren auf Auftragsspitzen und ruhigere Phasen. Wer die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter im Blick hat, kann deren Arbeitszeiten bedarfsgerecht planen, ohne gesetzliche Pflichten zu vernachlässigen.

Auch Kleinbetriebe müssen Arbeitszeiten nach dem Mindestlohngesetz erfassen und dokumentieren. Wie bei großen Unternehmen unterstützt eine exakte Zeiterfassung außerdem beim Auswerten und Planen von Projekten.